Дел много, а я - один: как организовать свой рабочий график, чтобы не сойти с ума

до окружающих и что переделать какую-то часть дел не хватило сил, человек накапливает чувство неудовлетворенности.

В результате – неврозы, хронический стресс и депрессия. Психолог Михаил ГРУБИЧ рассказывает, с чего начать и как упорядочить свой рабочий график.

Проблема отсутствия распорядка была известна даже гениям продуктивности, таким как американский политик Бенджамин ФРАНКЛИН и 34-й президент США Дэвид ЭЙЗЕНХАУЭР. Но они вовремя осознали, что теряют время впустую, и разработали свои системы планирования каждого дня жизни. Как известно, классика никогда не выходит из моды, поэтому советы даже столетней давности вполне актуальны и сегодня.

Комментарий специалиста: «Как мы знаем, Франклин родился в семье мыловара, но во многом именно благодаря своей самоорганизации и дисциплине смог преуспеть не только в политике, но и в науке, в публицистике и дипломатии, – напоминает Михаил ГРУБИЧ. – Еще в 20 лет Франклин разработал систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Его пирамида состоит из генерального плана – пошаговой инструкции к достижению цели, именуемой «долгосрочный план» (это цели на 3-5 лет вперед), и краткосрочного планам – задач на год и месяц. И последнее место – это текущее планирование – список того, что надо выполнить за день и за неделю.

Эйзенхауэр создал свою «матрицу времени». Политик разделил все дела на 4 группы:

* срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);

* не срочные важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном);

* срочные неважные (это заданиенужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);

* не срочные и не важные (их можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

Важно соблюдать пропорцию: 40 процентов – важные срочные дела, 60 процентов – важные несрочные.

Вы можете воспользоваться методами известных людей, а можете разработать свой способ упорядочить дела по времени. Главное – чтобы была структура».

* КАК ПРАВИЛЬНО ЕСТЬ СЛОНА

Грамотно составить распорядок дня и недели – лишь начало пути. Заставить себя его соблюдать – более сложная задача. То новости интересные в Интернете отвлекут, то срочно захотелось перекусить. Ну а только настроишься на рабочий лад – родня или друзья начинают названивать и отнимать время. А тут уже и вечер наступил, голова совсем не работает. В итоге день прошел впустую.

Комментарий специалиста: «Если перед вами стоит задача, к которой вам совсем не хочется подступаться, то сознание постоянно будет уводить вас с помощью таких ловушек, – предупреждает Михаил ГРУБИЧ. – Вот только потом вы очень пожалеете о потерянном времени, когда ком незавершенных дел вас накроет с головой.

Что делать? Следовать рекомендациям тайм-менеджеров. Они выработали свои методики, чтобы можно было справиться даже с самыми скучными и неприятными заданиями, каждой из которых дано название:

«Съесть лягушку»: выполнить что-то, что постоянно откладывалось на потом. Вам противно и тошно от одной мысли об этой задаче. «Съесть лягушку» надо с самого утра, как только пришли на работу, когда у вас самый большой энергетический заряд.

«Поставить якорь» – создать определенные привязки для каждого дела. Например, если приучить себя работать под классическую музыку, то со временем, только услышав Моцарта, вы будете настраиваться на нужный лад. Это может быть и чашка кофе, и даже специальная гимнастика перед началом.

«Приготовить бифштекс из слона». Чем крупнее задача, тем больше страха она вызывает. Выучить иностранный язык, освоить новую профессию, открыть иное направление приложения своих сил. Пугает не столько сложность, сколько масштабность. Неизвестно, с какой стороны подойти и хватит ли сил выполнить. То есть это своего рода «слон», съесть которого разом не под силу никому. Но вот если вы нарежете его на «бифштексы», то есть разобьете на подзадачи, то со временем поймете, что «доедаете» последний кусок».

* ТЕХНИКА «ПОМОДОРО»: ПЕРЕЗАГРУЗКА МОЗГА

Иногда отсутствие желания и мотивации выполнять какую-либо работу – это сигнал организма о том, что ему просто необходимо передохнуть. Работа без передышек приводит к нервным срывам и к профессиональному выгоранию.

Комментарий специалиста: «Быть эффективным на протяжении абсолютно всего 8-часового рабочего дня – это что-то на грани фантастики, – констатирует Михаил ГРУБИЧ. – На самом деле такое усердие приносит только вред. Представьте, что ваш мозг – это мышца. Те, кто долго занимается в спортивном зале, знают, насколько важна мера: конечно, приходится делать отжимания и через не могу, но если переусердствовать, то вместо груды мышц можно получить травму и ходить с перебинтованным плечом, например.

С мозгом – то же самое. Если вас заставить сделать 200 приседаний разом, справитесь? Даже если получится, вряд ли потом вы встанете. Чтобы не перегружать себя, каждые 20-30 минут надо брать «тайм-аут» на 3-5 минут. Можно просто встать и пройтись, заварить чашку чая, подойти к окну или позвонить маме. Важно на эти минуты покинуть рабочее место и мысленно переключиться.

 Есть еще одна теория – циклов. Согласно ей наша энергия в течение дня колеблется примерно так же, как и ночью. Все знают, что у человека меняются фазы глубокого и быстрого сна. Так вот, днем происходит примерно такая же смена волн. Как выяснили ученые, по утрам тело переживает 90-минутные периоды бодрости, перемежающиеся 20-30-минутными полосами сонливости. Этим естественным ритмом можно воспользоваться: работать по 90 минут, а потом делать перерыв хотя бы минут на 15-20, когда нападает вялость.

 К сожалению, работать в офисе по такому графику сложно – руководство рано или поздно задастся вопросом, почему вы по регулярно «выключаетесь». А вот если вы на удаленке и начальство не беспокоит каждые 10 минут звонками, то пожалуйста.

На рабочем месте в кабинете можно использовать технику «помодоро». Суть ее проста: вы работаете над чем-то 25 минут, а потом – перерыв на 5 минут. Повторяете три раза. После четвертого раза – более длинный перерыв – на 25 минут или даже больше. Так вы фокусируетесь на задачах, а перерывы перезаряжают вас. Кстати, есть специальные программы-планировщики, которые можно установить на компьютер и получать уведомления о том, что пора отдохнуть».

* ОБЕД НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ ВЛИЯЕТ НА НАШ МОЗГ

Казалось бы, зачем устраивать дополнительные перерывы, если законодательством и так установлен целый час отдыха в разгар рабочего дня. Вот только мало кто им пользуется, предпочитая перекусывать на ходу или вовсе есть прямо на рабочем месте. А зря. Видимость ретивого работника у начальства, может, и появляется, а на деле для вас лично эффективность снижается.

Комментарий специалиста: «Хвалиться тут нечем, ведь страдает наш мозг, – рассказывает Михаил ГРУБИЧ. – Обед – это отличная возможность отдохнуть от нагрузки. А принятие пищи за рабочим столом напрочь лишает этой возможности, ведь мы продолжаем напрягать мозг различными задачами: занимаемся интернет-серфингом или же продолжаем текущую работу. Страдает и здоровье – вместо прогулки до столовой или ближайшего кафе – пара шагов до микроволновки и обратно. К тому же, некоторые съедают на рабочем месте гораздо больше - компьютер провоцирует практически бесконтрольное поглощение еды. Особенно, если вы принесли из дома что-то вкусненькое.

Поэтому лучше использовать на обед 45 минут – в течение которых пройтись до ближайшего кафе или же магазина. А оставшееся время распределить на дополнительные перерывы».

Фото - raydencollege.com